Alcune linee guida che il franchisor deve seguire per partecipare con profitto ad un salone del franchising

E’ necessario programmare la partecipazione al Salone e fare molta attenzione a come ci si presenta a questo tipo di evento. La sola partecipazione non garantisce certo il successo commerciale. Per raggiungere gli obiettivi prefissati bisogna tenere ben presenti tre momenti fondamentali della partecipazione ad un Salone.
Intendiamo parlare delle attività pre-salone per promuovere la presenza alla manifestazione, condurre un efficace follow up -cioè le iniziative da prendere dopo la chiusura del salone- e misurare i risultati ottenuti dalla partecipazione.

Attività di promozione pre-apertura Salone.
A seconda degli obiettivi prefissati sono necessarie differenti strategie promozionali. 1. Se siete nuovi nel mercato sarà utile identificare i potenziali candidati invitandoli -a mezzo di lettere personalizzate- ad un incontro presso il vostro stand. Anche se siete conosciuti nel mercato, una comunicazione a potenziali affiliati con l'inclusione di un biglietto di invito al Salone può essere molto produttiva.
2. Tutti gli sforzi di marketing devono essere coordinati: sui normali annunci pubblicitari per la ricerca di affiliati, prima dell'apertura del Salone aggiungere la frase: "siamo presenti al Salone di ….. dal … al ….", sul vostro sito Web, annunciare la vostra partecipazione all'evento fieristico, promuovere la vostra partecipazione nella vostra Newsletter, ecc.
3. Sfruttare al meglio tutte le opportunità offerte dall'organizzatore del Salone in termini di pubblicità gratuita, inserimento della vostra partecipazione nel sito Web dell'organizzatore del salone, inserimento di una pagina pubblicitaria nel catalogo ufficiale del Salone, ecc.
4. Una cartella stampa da distribuire nella Sala Stampa del Salone dovrebbe contenere uno o più Comunicati Stampa sulla storia dell'azienda, sugli ultimi sviluppi commerciali aggiungendo alcune foto o dia.
5. Ottenere dall'organizzatore del Salone l'elenco delle testate sulle quali si parlerà dell'evento. E' opportuno informare questi media sulle vostre attività.
6. Usare uno sponsor può essere un elemento che vi differenzia dal gran numero di espositori. Anche un/una testimonial può raggiungere il medesimo risultato.
7. Molti organizzatori di saloni sistemano nei punti di maggior passaggio dei desk o dei punti informativi che sono dotati di postazioni video a disposizione del pubblico e dei potenziali visitatori. E' opportuno utilizzare al massimo questo veicolo pubblicitario.

Le attività di follow up.
1. Stabilite prima dell'apertura del salone le iniziative che prenderete alla chiusura dell'evento. Stabilite che i contatti con i visitatori -tutti i visitatori, non solo quelli "caldi"- saranno ad esempio attivati dieci giorni dopo la chiusura del Salone. Stabilite anche che nel giro di 15/30 giorni tutti i contatti saranno stati attivati.
2. Se il vostro staff non è in grado di portare a termine questo compito sarà necessario avvalerci di personale estero specializzato<.
3. Assicurarsi che i contatti "caldi" siano attivati per primi. E' consigliabile, già allo stand, dare un riferimento ai vari contatti tutti registrati in schede: A = molto interessati/disposti a firmare il contratto di franchising; B = interessati ad entrare nella rete nei prossimi sei mesi; C = conservare le schede per futuri contatti.
4. Molti contatti al salone prendono tempo per arrivare ad una decisione di affiliazione. Se il candidato deve ottenere un finanziamento, i tempi possono allungarsi. 5. Predisporre un database sul vostro PC in cui registrare tutti i contatti. Registrare i fatti più importanti del follow up.
6. Se il follow up è affidato a dei Responsabili di Zona, è necessario aprire un file cartaceo in cui raccogliere tutti i documenti dei candidati fino a che non si giunge alla firma del contratto di franchising.
7. Attraverso la raccolta dei media che hanno parlato di voi potete stabilire la vostra Media Coverage e quantificare il risultato economico di queste apparizioni sulla stampa.

La misurazione dell'efficacia della partecipazione.
1. Sulla base degli obiettivi fissati in anticipo, potete misurare i risultati raggiunti. Se su 100 visite allo stand, dopo sei mesi avete concluso 15 contratti di franchising il risultato può essere considerato eccellente. Se il risultato è inferiore al 3% qualcosa non ha funzionato nelle vostre iniziative promozionali. Anche la qualità dei contatti può essere l'espressione di un buono o cattivo lavoro preparatorio. Se i diritti d'ingresso acquisiti nei primi sei mesi dalla conclusione della manifestazione hanno coperto i costi totali della partecipazione, il risultato è oggettivamente interessante.
2. Un'analisi dei risultati ottenuti -negativi o positivi- è utile per programmare future partecipazioni ai Saloni. L'analisi deve essere condotta su tutti gli aspetti della partecipazione: efficacia dello stand, qualità del personale, ecc.
3. Un briefing con il personale presente al Salone può dare risultati interessanti sempre per programmare la vostra partecipazione ad eventi futuri.
4. Stilare un rapporto sulle conclusioni (efficacia degli interventi, del materiale promozionale, dei Comunicati Stampa, ecc.) e raccomandazioni per una futura partecipazione. Sicuramente questi elementi saranno valutati e considerati il prossimo anno, prima di decidere una nuova adesione al Salone.

(A cura di Giuseppe Bonani)